Project menyelenggarakan acara perpisahan SMA

    Kalian pasti pernah menghadiri acara perpisahan seperti perpisahan saat SMA, acara tersebut sebenarnya tidak mudah untuk diadakan, diperlukan perencanaan dan pengaturan sumber daya seperti waktu dan pendanaan.

    Berikut ini akan saya ceritakan pengalaman saya saat berada dalam tim penyelenggara perpisahan SMA.

    Pertama hal-hal yang perlu dipersiapkan saat ingin menyelenggarakan acara perpisahan SMA seperti ijin terlebih dahulu ke kepala sekolah, setelah itu pihak sekolah akan menyediakan pendanaan, nah dana ini yang akan kita gunakan nantinya untuk menyewa tempat, konsumsi, musik, dll. Tidak lupa kita informasikan acara tersebut ke setiap kelas, untuk penyebaran informasi nya dapat dilakukan melalui sosial media ataupun memberitahu perwakilan setiap kelas.

    Dana yang kita terima jumlahnya terbatas, maka dari itu kita harus mengatur bagaimana menggunakan dana tersebut dengan effisien, seperti mencari lokasi acara yang strategis, memesan konsumsi yang tidak ekonomis dan menyewa alat musik. Dana yang kita terima juga digunakan untuk dekorasi pada lokasi acara nantinya, maka dari itu kita buat sebuah tim untuk mengatur dekorasi acara, tidak lupa memberikan dana secukupnya agar setidaknya tempat acara tersebut terlihat bagus. Biasanya pendaan yang kita terima dari sekolah dapat mencapai 8jt dan apabila kita mendapatkan bantuan dari siswa, pendaan nya bahkan dapat mencapai 10jt. Seandainya dana yang diterima melebihi exspetasi, maka dana tersebut dapat kita gunakan untuk memperbagus kualitas dari poin-poin sebelumnya seperti dekorasi dan konsumsi.

    Acara ini sudah memiliki hari yang sudah ditentukan artinya kita memiliki sebuah deadline yang harus kita kejar, maka dari itu kita harus dapat mengatur waktu sebaik mungkin. biasanya persiapan acara sudah direncanakan dari jauh hari, seperti 2 atau 3 minggu sebelum hari acara berlangsung.

    Acara ini sudah pasti melibatkan banyak pihak, dan pihak yang paling penting disini adalah tamu atau si siswa yang akan melakukan perpisahan maka dari itu kenyamanan mereka akan diutamakan, pihak lain yang terlibat seperti guru, siswa, dan orang tua siswa.

    Setiap Project ataupun acara sudah pasti memiliki resiko atau kejadian yang tidak diinginkan, hal tersebut tidak dapat dihindari, maka setidaknya kita dapat mempersiapkan penanganan saat hal tersebut terjadi. Resiko-resiko yang dapat terjadi seperti:

1. Sudah di pesan nya tempat acara, maka kita perlu mencari tempat lain

2. Pendaaan tidak mencukupi, maka kita kurangi kualitas poin yang lain contohnya konsumsi

3. Terjadi kericuhan, maka pihak keamanan akan mengurusnya

4. Kelebihan jumlah attendant atau pengunjung, maka seharusnya sudah direncanakan terlebih dahulu jumlah attendant yang diundang.

5. Dan masih banyak resiko lainya yang perlu diwaspadai.

    Kesimpulan nya project acara ini merupakan hal yang perlu banyak perhitungan dan perencanaan sebelum di adakan. maka dari itu diperlukan nya sumber daya seperti dana, tenaga manusia, dan waktu demi mencapai target yang telah ditentukan, apalagi banyak pihak yang terlibat dalam acara ini.